Kein Anruf geht mehr verloren – auch wenn gerade niemand Zeit hat
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, beantwortet häufige Fragen, nimmt Anliegen auf und vereinbart Termine – rund um die Uhr. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen und Handwerksbetriebe, in denen niemand den ganzen Tag am Telefon sitzen kann. Wir richten ihn so ein, dass er zu Ihrem Unternehmen passt, und binden ihn in Ihre Abläufe ein.
Beantwortet Fragen
Öffnungszeiten, Leistungen, Abläufe – mit dem Wissen aus Ihrem Unternehmen.
Nimmt Anliegen auf & bucht Termine
Erfasst, was der Anrufer braucht, und trägt Termine direkt in Ihren Kalender ein.
Leitet weiter, wenn es wichtig wird
Dringende Anliegen gehen direkt an die richtige Person in Ihrem Team.
Testen Sie den KI-Telefonassistenten selbst
Rufen Sie unsere Demo-Assistentin Lena an und erleben Sie, wie sich ein Anruf mit einem KI-Telefonassistenten anfühlt. Fragen Sie nach unseren Leistungen – oder lassen Sie sich zeigen, wie Lena Anrufe in Ihrer Branche annimmt: Handwerk, Arzt- oder Tierarztpraxis, Kanzlei, Immobilien oder Personalberatung.
- „Was macht KITOWA Digital?“
- „Ich möchte die Demo für eine Zahnarztpraxis testen.“
- „Ich hätte gern einen Rückruf.“
Sie sprechen mit einer KI. Bitte nennen Sie in der Demo keine sensiblen Daten. Es gelten die Kosten Ihres Telefontarifs für Anrufe ins deutsche Netz.
Klingt das vertraut?
Ein Telefonassistent ist kein Muss – aber in diesen Situationen entlastet er spürbar.
Das Telefon klingelt im falschen Moment
Mitten im Kundentermin, in der Werkstatt oder in der Besprechung – und jedes Mal ist die Konzentration weg.
Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten
Abends, am Wochenende oder in der Mittagspause landen Anfragen auf dem Anrufbeantworter – oder gar nicht.
Immer wieder dieselben Fragen
Öffnungszeiten, Preise, Status einer Bestellung: Ihr Team beantwortet täglich das Gleiche.
Rückrufzettel und vergessene Anliegen
Notizen gehen unter, Rückrufe verzögern sich – und Kunden wenden sich an den Wettbewerb.
Was kosten Sie unbeantwortete Anrufe?
Jeder unbeantwortete Anruf kann ein verlorener Auftrag sein. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach, was das im Monat ausmachen kann.
Eine grobe Orientierung, keine Prognose. Die vorausgefüllten Werte sind nur Beispiele – tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Wie viele Anrufe bei Ihnen tatsächlich unbeantwortet bleiben, werten wir im Erstgespräch gern gemeinsam aus – oft reicht schon ein Blick in die Anrufliste.
Gemacht für kleine und mittelständische Unternehmen
Konzerne haben eine Telefonzentrale. Im Handwerksbetrieb, in der Praxis oder im kleinen Team geht der Anruf dagegen oft ins Leere – genau hier hilft ein Telefonassistent am meisten.
Handwerksbetriebe
Auf der Baustelle, unter der Spüle oder im Kundentermin ist kein Platz fürs Telefon. Der Assistent nimmt Aufträge, Notdienst-Anfragen und Terminwünsche auf – Sie rufen gezielt zurück.
Mehr zum Einsatz im Handwerk →Praxen, Kanzleien und Büros
Terminvergabe, Rückrufwünsche und Standardfragen laufen nebenbei, damit am Empfang Zeit für die Menschen vor Ort bleibt.
Mehr zum Einsatz in Praxen →Mehr zum Einsatz in Kanzleien →Dienstleister und kleine Teams
Wenn alle im Projekt oder beim Kunden sind, bleibt der Betrieb trotzdem erreichbar – auch abends und am Wochenende.
Mehr zum Einsatz in Personalberatungen →Hausverwaltungen und Vermieter
Schadensmeldungen und Anliegen werden strukturiert erfasst und an die zuständige Person weitergegeben.
Mehr zum Einsatz in der Immobilienbranche →Einzelhandel und Gastronomie
Öffnungszeiten, Reservierungen und Bestellungen – ohne dass im Laden oder in der Küche jemand alles stehen lassen muss.
Und viele mehr
Überall, wo Anrufe wichtig sind, aber das Telefon nicht dauerhaft besetzt werden kann. Wir schauen gemeinsam, ob es zu Ihnen passt.
Was der Assistent für Sie übernehmen kann
Je nach Bedarf ein oder mehrere Aufgaben – passend zu Ihrem Unternehmen.
Empfang & Weiterleitung
Nimmt Anrufe an, klärt das Anliegen und verbindet mit der zuständigen Person.
Häufige Fragen beantworten
Gibt Auskunft auf Basis Ihrer Unternehmensinformationen – freundlich und rund um die Uhr.
Termine vereinbaren
Prüft freie Zeiten und trägt Termine während des Gesprächs in Ihren Kalender ein.
Anfragen & Bestellungen annehmen
Erfasst Anfragen strukturiert, damit Ihr Team direkt weiterarbeiten kann.
Gesprächsnotizen per E-Mail
Fasst jedes Gespräch zusammen und schickt Ihnen Anliegen und Rückrufwunsch.
Anbindung an Ihre Systeme
Verknüpfung mit Kalender, CRM oder E-Mail – damit Informationen dort landen, wo sie gebraucht werden.
Was der Assistent sagt und wann er an einen Menschen übergibt, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest.
Passt zu Ihrer Telefonie und Ihren Abläufen
Der Assistent wird dort angebunden, wo Sie ohnehin arbeiten – ohne dass Sie Ihre Abläufe umstellen müssen.
Ihre Rufnummer bleibt
Anrufe werden weitergeleitet, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder außerhalb der Geschäftszeiten – alternativ bekommt der Assistent eine eigene Nummer.
Kalender
Der Assistent bietet freie Zeiten an und trägt Termine direkt in Ihren Kalender ein, etwa in Google- oder Outlook-Kalender.
Zusammenfassung per E-Mail
Nach jedem Gespräch erhalten Sie Anliegen, Kontaktdaten und Dringlichkeit kompakt – statt eines Rückrufzettels.
CRM und Branchensoftware
Je nach Anbieter lassen sich Anfragen direkt an CRM oder Branchenlösungen übergeben, etwa an Handwerkersoftware – sonst über eine Schnittstelle.
Weiterleitung an Menschen
Dringendes geht sofort an die richtige Person oder den Bereitschaftsdienst. Wann das passiert, legen wir gemeinsam fest.
Rückmeldung an Anrufer
Auf Wunsch erhalten Anrufer eine Bestätigung per SMS oder E-Mail – zum Beispiel für einen vereinbarten Termin.
Welche Anbindungen im Einzelfall möglich sind, hängt vom eingesetzten Anbieter und Ihrer Telefonanlage ab – das prüfen wir vor dem Start.
Worauf wir beim Datenschutz konkret achten
Am Telefon werden personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb gehen wir diese Punkte vor dem Start mit Ihnen durch.
Wir ersetzen keine Rechtsberatung. Bei Bedarf stimmen wir uns mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.
Die Technik gibt es fertig – die Einrichtung macht den Unterschied
Gute Telefonassistenten gibt es bereits. Damit einer wirklich zu Ihnen passt, braucht es die richtigen Inhalte, klare Regeln und die Verbindung zu Ihren Abläufen.
Ihr Wissen, Ihre Tonalität
Wir bereiten Informationen, Antworten und Begrüßung so auf, dass der Assistent klingt wie Ihr Unternehmen.
Eingebunden statt nebenher
Termine, Notizen und Anfragen fließen in Ihre bestehenden Systeme. Mehr dazu unter Prozessoptimierung.
Testen und nachschärfen
Wir testen mit echten Gesprächssituationen und verbessern den Assistenten, wenn sich im Alltag etwas zeigt.
So kommen Sie zu Ihrem Telefonassistenten
Schritt für Schritt – ohne dass Sie sich um die Technik kümmern müssen.
- 1
Erstgespräch & Anrufanalyse
Welche Anrufe gehen bei Ihnen ein, und welche davon kann ein Assistent sinnvoll übernehmen?
- 2
Gesprächsabläufe festlegen
Begrüßung, Antworten, Rückfragen und Übergaben an Ihr Team werden gemeinsam definiert.
- 3
Einrichtung & Anbindung
Wir richten den Assistenten ein und verbinden ihn mit Rufnummer, Kalender oder CRM.
- 4
Test mit echten Szenarien
Bevor es losgeht, prüfen wir typische Gespräche und schärfen nach.
- 5
Start & Begleitung
Der Assistent geht live – und wir verbessern ihn anhand der ersten Erfahrungen.
Worauf wir achten
- Anrufer erfahren offen, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen
- Datenschutz und Anbieterwahl werden sorgfältig geprüft
- Klare Übergabe an einen Menschen, wenn es nötig ist
- Der Assistent verspricht nichts, was Ihr Team nicht halten kann
Wann sich ein Telefonassistent eher nicht lohnt
Nicht jedes Unternehmen braucht einen. In diesen Fällen raten wir eher ab – oder zu einer anderen Lösung.
Es rufen nur wenige an
Wenn kaum Anrufe verloren gehen, steht der Aufwand für Einrichtung und Pflege nicht im Verhältnis zum Nutzen.
Fast nur individuelle Anliegen
Rufen überwiegend Bestandskunden mit sehr persönlichen oder komplexen Fragen an, kann ein Assistent wenig selbst klären.
Viele heikle Gespräche
Beschwerden, sensible Beratung oder emotionale Situationen gehören in menschliche Hände.
Das Telefon ist gut besetzt
Wenn Ihr Team Anrufe zuverlässig annimmt, ist ein Assistent höchstens nach Feierabend sinnvoll.
Trifft das auf Sie zu, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch offen.
Erst messen, dann entscheiden
Sie müssen nicht alles auf einmal umstellen. Wir starten klein und schauen uns die Ergebnisse gemeinsam an.
Anrufanalyse
Wann rufen Kunden an, wie oft, mit welchen Anliegen – und wie viele Anrufe bleiben heute unbeantwortet?
Pilotbetrieb mit klarem Rahmen
Der Assistent übernimmt zunächst ausgewählte Situationen, zum Beispiel nach Feierabend oder wenn niemand abnimmt.
Gemeinsame Auswertung
Anrufe, Anliegen, Termine: Auf dieser Grundlage entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht.
Gut zu wissen
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Die Stimmen klingen heute sehr natürlich. Wir empfehlen trotzdem, offen damit umzugehen – ein kurzer Hinweis zu Beginn des Gesprächs schafft Vertrauen.
Kann ich meine bestehende Rufnummer behalten?
In der Regel ja – etwa über eine Weiterleitung oder die Anbindung an Ihre Telefonanlage. Alternativ ist auch eine eigene Rufnummer für den Assistenten möglich.
Was passiert, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Dann übergibt er an Ihr Team oder nimmt das Anliegen mit Rückrufwunsch auf. Wie das genau abläuft, legen wir vorher fest.
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Wir achten auf Anbieter mit klaren Datenschutzregeln, prüfen die nötigen Vereinbarungen und Hinweise und stimmen den Einsatz mit Ihnen ab. Eine rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht.
Ersetzt der Assistent mein Team?
Nein. Er übernimmt wiederkehrende Gespräche und sorgt dafür, dass nichts verloren geht – damit Ihr Team Zeit für die Gespräche hat, bei denen es wirklich gebraucht wird.
Versteht der Assistent Dialekt, Fachbegriffe und Hintergrundlärm?
Gängige Dialekte und Fachbegriffe versteht er in der Regel gut; branchentypische Begriffe geben wir ihm zusätzlich mit. Bei starkem Lärm oder undeutlicher Sprache fragt er nach oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Das testen wir vor dem Start mit realistischen Anrufen.
Was ist, wenn der Assistent etwas Falsches sagt?
Er antwortet auf Basis der Informationen, die wir gemeinsam hinterlegen – je vollständiger diese sind, desto verlässlicher die Antworten. Für alles andere gilt: Anliegen aufnehmen statt raten. Nach dem Start prüfen wir die Gesprächsprotokolle und schärfen nach.
Wie lange dauert es bis zum Start?
Das hängt vom Umfang ab: Ein Assistent, der nach Feierabend Rückrufwünsche aufnimmt, ist schneller eingerichtet als einer mit Kalender- und Softwareanbindung. Zur Einrichtung gehört immer eine Testphase mit realistischen Anrufen. Einen konkreten Zeitplan erhalten Sie nach dem Erstgespräch.
Welche Anrufe könnte ein Assistent bei Ihnen übernehmen?
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam, welche Anrufe bei Ihnen eingehen und ob sich ein Telefonassistent für Sie lohnt – ehrlich und unverbindlich.
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