Ihre Kanzlei immer erreichbar – auch wenn gerade alle im Termin sind
Für Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberatungskanzleien
In der Kanzlei klingelt das Telefon genau dann, wenn Anwältin oder Steuerberater im Mandantengespräch, bei Gericht oder mitten im Jahresabschluss sind – und das Sekretariat schon in der Leitung ist. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, nimmt Anliegen strukturiert auf, vereinbart Termine und erkennt, wann es eilt.
Eiliges erkennen
Kündigung, Abmahnung oder Schreiben vom Finanzamt: Eilige Anliegen werden sofort an die zuständige Person gemeldet.
Mandatsanfragen aufnehmen
Name, Anliegen, Rechtsgebiet oder Steuerthema und Rückrufnummer kommen vollständig bei Ihnen an – statt einer Nachricht auf dem Anrufbeantworter.
Termine vereinbaren
Erstberatungen und Besprechungstermine landen direkt in Ihrem Kalender.
Hören Sie selbst, wie der Assistent Ihre Mandanten empfängt
Rufen Sie unsere Demo-Assistentin Lena an und schlüpfen Sie in die Rolle Ihrer Anrufer. Lena fragt zu Beginn, welche Branche Sie testen möchten – sagen Sie einfach „Kanzlei“. Danach fragen Sie nach einer Erstberatung, melden ein eiliges Anliegen oder bitten um einen Rückruf – so, wie es bei Ihnen in der Kanzlei täglich vorkommt.
- „Ich habe eine Kündigung bekommen und brauche einen Termin.“
- „Ich habe Post vom Finanzamt bekommen.“
- „Kann mich mein Steuerberater zurückrufen?“
Sie sprechen mit einer KI. Bitte nennen Sie in der Demo keine sensiblen Daten. Es gelten die Kosten Ihres Telefontarifs für Anrufe ins deutsche Netz.
Der Kanzleialltag lässt keine Zeit fürs Telefon
Konzentrierte Facharbeit und ständige Erreichbarkeit passen selten zusammen.
Im Gespräch, bei Gericht, beim Mandanten
Wer gerade berät, verhandelt oder einen Termin wahrnimmt, kann nicht rangehen – der Anrufer landet auf der Mailbox oder versucht es bei der nächsten Kanzlei.
Das Sekretariat ist ausgelastet
Schriftsätze, Fristen, Post und Empfang: Jeder Anruf unterbricht – und in Stoßzeiten bleibt die Leitung besetzt.
Ständige Unterbrechungen
Steuererklärungen, Jahresabschlüsse oder Schriftsätze brauchen Ruhe. Jedes Klingeln reißt aus der Arbeit, jede Routinefrage kostet Zeit.
Anfragen gehen verloren
Wer als möglicher Mandant niemanden erreicht, ruft die nächste Kanzlei an – oft genau dann, wenn das Anliegen dringend ist.
Was der Assistent in Ihrer Kanzlei übernehmen kann
Typische Situationen – welche davon bei Ihnen sinnvoll sind, legen wir gemeinsam fest.
Mandatsanfragen strukturiert aufnehmen
Anliegen, Rechtsgebiet oder Steuerthema, Kontaktdaten und Wunschtermin – bei Bedarf auch die Gegenseite für Ihre Kollisionsprüfung. Sie erhalten eine vollständige Anfrage.
Eilige Anliegen erkennen
Nach festgelegten Kriterien fragt der Assistent nach – etwa bei einer Kündigung, Abmahnung oder einem Schreiben vom Finanzamt – und meldet Eiliges sofort. Eine rechtliche oder steuerliche Einschätzung gibt er nicht.
Erstberatung und Besprechungen
Freie Zeiten für Erstberatungen und Besprechungen werden angeboten und direkt eingetragen – mit Bestätigung für den Mandanten.
Rückrufwünsche an die richtige Person
Der Assistent fragt, wer zuständig ist, und notiert Anliegen, Aktenzeichen und Erreichbarkeit, damit gezielt zurückgerufen werden kann.
Häufige Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Tätigkeitsschwerpunkte, Ablauf einer Erstberatung oder welche Unterlagen mitzubringen sind – der Assistent antwortet mit Ihren Informationen.
Nachfragen zu Unterlagen aufnehmen
Belege, Vollmacht oder fehlende Dokumente: Rückfragen von Mandanten werden notiert und an die zuständige Sachbearbeitung weitergegeben.
So kann ein Anruf nach Feierabend ablaufen
Ein fiktives Beispiel für eine Kanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. Ablauf und Formulierungen legen wir für Ihre Kanzlei individuell fest.
ZUSAMMENFASSUNG AN DIE KANZLEI
Neue Mandatsanfrage Arbeitsrecht – Erstberatung morgen 9:30 Uhr
Fiktives Beispiel. Namen und Kanzlei sind frei erfunden.
Was kosten Sie unbeantwortete Anrufe?
Ein Anruf, der nicht durchkommt, ist oft ein Mandat, das an eine andere Kanzlei geht. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Eine grobe Orientierung, keine Prognose. Die vorausgefüllten Werte sind nur Beispiele – tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Wie viele Anrufe bei Ihnen tatsächlich unbeantwortet bleiben, werten wir im Erstgespräch gern gemeinsam aus – oft reicht schon ein Blick in die Anrufliste.
Passt zu Ihrer Kanzlei, wie sie heute arbeitet
Sie müssen weder Ihre Nummer noch Ihre Kanzleisoftware wechseln.
Ihre Rufnummer bleibt
Der Assistent springt ein, wenn die Leitung besetzt ist, niemand abnimmt oder die Kanzlei geschlossen ist – per Weiterleitung von Ihrer bestehenden Nummer.
Weiterleitung an die zuständige Person
Eilige Anliegen werden direkt an eine festgelegte Person verbunden oder sofort per Nachricht gemeldet. Die Regeln dafür legen wir gemeinsam fest.
Termine direkt eintragen
Freie Zeiten für Erstberatungen und Besprechungen werden angeboten und in Ihren Kalender übernommen.
Anliegen ins System
Ob eine direkte Anbindung an Ihre Kanzleisoftware möglich ist, hängt vom Anbieter ab. Sonst kommt das Anliegen per E-Mail oder über eine Schnittstelle bei Ihnen an.
Welche Anbindungen bei Ihnen möglich sind, prüfen wir vor dem Start. Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Übersichtsseite zum KI-Telefonassistenten.
Für Kanzleien, in denen das Telefon nie stillsteht
Ob Einzelanwalt, Steuerbüro oder Sozietät mit mehreren Standorten – besonders hilfreich ist der Assistent dort, wo Anrufe oft unbeantwortet bleiben.
Gut zu wissen
Gibt der Assistent rechtliche oder steuerliche Auskünfte?
Nein. Er beantwortet organisatorische Fragen mit Ihren Informationen und nimmt alles Fachliche als Anliegen oder Rückrufwunsch auf. So entsteht weder ein Beratungsgespräch noch der Eindruck einer verbindlichen Auskunft.
Wie steht es um Datenschutz und Verschwiegenheit?
Am Telefon fallen vertrauliche Mandantendaten an. Deshalb setzen wir auf Anbieter mit Serverstandort in der EU, schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, verpflichten Dienstleister zur Verschwiegenheit, wie es Ihr Berufsrecht vorsieht, und legen fest, welche Daten der Assistent erfragt, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat.
Was passiert mit eiligen Fristsachen?
Sie legen fest, was als eilig gilt. Der Assistent fragt danach und meldet solche Anliegen sofort per Nachricht oder verbindet direkt weiter. Fristen berechnet oder bestätigt er nicht – die Prüfung bleibt bei Ihnen.
Ersetzt der Assistent unser Sekretariat?
Nein. Er fängt Anrufe ab, die sonst auf der Mailbox landen, und nimmt Routine ab. Ihr Sekretariat hat dadurch mehr Zeit für Fristen, Schriftverkehr und die Mandanten vor Ort.
Was, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Dann sagt er das offen und nimmt das Anliegen mit Rückrufwunsch auf – oder verbindet mit Ihnen. Raten ist nicht vorgesehen.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen verloren?
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Anrufe und klären, ob sich ein Telefonassistent für Ihre Kanzlei lohnt – ehrlich und unverbindlich. Oder rufen Sie direkt an: 0160 4454780
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