Kein Kandidat und kein Kunde mehr auf der Mailbox
Für Personalberatungen, Personaldienstleister und Recruiting-Agenturen
In der Personalberatung klingelt das Telefon genau dann, wenn Sie im Kandidateninterview, beim Kunden oder in der Direktansprache sind. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, beantwortet Fragen zu offenen Stellen, nimmt Bewerber und Kundenanfragen strukturiert auf und vereinbart Termine.
Kunden erkennen
Ein Unternehmen mit offener Stelle ist kein gewöhnlicher Anruf: Kundenanfragen werden erkannt und sofort an Sie gemeldet.
Bewerber aufnehmen
Name, Wunschposition, Qualifikation, Verfügbarkeit und Rückrufnummer kommen vollständig bei Ihnen an – statt einer Nachricht auf der Mailbox.
Termine vereinbaren
Erstgespräche mit Kandidaten und Kunden landen direkt in Ihrem Kalender.
Hören Sie selbst, wie der Assistent Ihre Anrufer empfängt
Rufen Sie unsere Demo-Assistentin Lena an und schlüpfen Sie in die Rolle Ihrer Anrufer. Lena fragt zu Beginn, welche Branche Sie testen möchten – sagen Sie einfach „Personalberatung“. Danach fragen Sie als Bewerber nach einer Stelle, melden als Unternehmen Personalbedarf oder bitten um einen Rückruf – so, wie es bei Ihnen täglich vorkommt.
- „Ist die Stelle als Elektroniker noch frei?“
- „Wir suchen dringend zwei Monteure.“
- „Kann mich meine Beraterin zurückrufen?“
Sie sprechen mit einer KI. Bitte nennen Sie in der Demo keine sensiblen Daten. Es gelten die Kosten Ihres Telefontarifs für Anrufe ins deutsche Netz.
Der Recruiting-Alltag lässt keine Zeit fürs Telefon
Gespräche führen und gleichzeitig erreichbar sein – das klappt selten.
Im Gespräch, Telefon klingelt
Wer gerade ein Kandidateninterview führt oder beim Kunden sitzt, kann nicht rangehen – der Anrufer landet auf der Mailbox.
Bewerber rufen nach Feierabend an
Wer in Arbeit ist, meldet sich in der Pause oder am Abend. Bleibt der Anruf unbeantwortet, ist der Kandidat oft schon bei der nächsten Agentur.
Neue Aufträge kommen unangekündigt
Ein Unternehmen sucht dringend Personal und ruft mehrere Beratungen an. Wer zuerst reagiert, bekommt oft den Auftrag.
Immer dieselben Fragen
Ist die Stelle noch frei? Wie hoch ist das Gehalt? Brauche ich ein Anschreiben? Jede Routinefrage kostet Zeit für die eigentliche Beratung.
Was der Assistent in der Personalberatung übernehmen kann
Typische Situationen – welche davon bei Ihnen sinnvoll sind, legen wir gemeinsam fest.
Kandidaten strukturiert aufnehmen
Wunschposition, Qualifikation, Erfahrung, Region, Gehaltsvorstellung und Verfügbarkeit: Sie erhalten ein vollständiges Kurzprofil und können gezielt zurückrufen.
Neue Aufträge sofort melden
Unternehmen mit Personalbedarf werden erkannt, Position, Anzahl und Zeitrahmen aufgenommen und als wichtige Anfrage sofort an Sie weitergegeben.
Fragen zu offenen Stellen beantworten
Standort, Arbeitszeit, Anforderungen oder Ablauf der Bewerbung – der Assistent antwortet mit den Angaben, die Sie zur Stelle hinterlegen.
Erstgespräche vereinbaren
Freie Zeiten für Kandidatengespräche oder Kundentermine werden angeboten und direkt eingetragen – mit Bestätigung für den Anrufer.
Häufige Fragen beantworten
Wie läuft eine Bewerbung über Sie ab? Kostet die Vermittlung etwas? Welche Unterlagen werden gebraucht? Der Assistent antwortet mit Ihren Informationen.
Rückrufwünsche an die richtige Person
Kandidaten im laufenden Prozess oder Kunden mit offenen Aufträgen werden an die zuständige Beraterin oder den zuständigen Berater weitergegeben – mit Notiz zum Anliegen.
So kann ein Anruf am Abend ablaufen
Ein fiktives Beispiel für eine Personalberatung im Bereich Technik und Handwerk. Ablauf und Formulierungen legen wir für Ihre Beratung individuell fest.
ZUSAMMENFASSUNG AN DIE BERATERIN
Bewerberin Elektronikerin – Telefontermin morgen 17:30 Uhr
Fiktives Beispiel. Namen und Stelle sind frei erfunden.
Was kosten Sie unbeantwortete Anrufe?
Ein verpasster Anruf ist in der Personalberatung oft ein verlorener Kandidat oder ein Auftrag, der an die Konkurrenz geht. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen nach.
Eine grobe Orientierung, keine Prognose. Die vorausgefüllten Werte sind nur Beispiele – tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.
Wie viele Anrufe bei Ihnen tatsächlich unbeantwortet bleiben, werten wir im Erstgespräch gern gemeinsam aus – oft reicht schon ein Blick in die Anrufliste.
Passt zu Ihrer Beratung, wie sie heute arbeitet
Sie müssen weder Ihre Nummer noch Ihre Recruiting-Software wechseln.
Ihre Rufnummer bleibt
Der Assistent springt ein, wenn niemand abnimmt, besetzt ist oder nach Feierabend – per Weiterleitung von Ihrer bestehenden Nummer.
Weiterleitung an die zuständige Person
Anfragen von Unternehmen oder von Kandidaten im laufenden Prozess werden direkt an die zuständige Person verbunden oder sofort gemeldet. Die Regeln dafür legen wir gemeinsam fest.
Termine direkt eintragen
Freie Zeiten für Kandidaten- und Kundengespräche werden angeboten und in Ihren Kalender übernommen.
Kandidaten ins System
Ob eine direkte Anbindung an Ihr Bewerbermanagement oder CRM möglich ist, hängt vom Anbieter ab. Sonst kommt die Anfrage per E-Mail oder über eine Schnittstelle bei Ihnen an.
Welche Anbindungen bei Ihnen möglich sind, prüfen wir vor dem Start. Mehr zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Übersichtsseite zum KI-Telefonassistenten.
Für Beratungen, die viel im Gespräch sind
Ob Einzelberater oder Team mit mehreren Standorten – besonders hilfreich ist der Assistent dort, wo Kandidaten und Kunden oft niemanden erreichen.
Gut zu wissen
Unterscheidet der Assistent zwischen Kandidaten und Kunden?
Ja. Er fragt zu Beginn nach dem Anliegen und führt Bewerber und Unternehmen unterschiedlich durch das Gespräch. Kundenanfragen können Sie als besonders wichtig markieren und sofort melden lassen.
Wie steht es um den Datenschutz bei Bewerberdaten?
Bewerberdaten sind personenbezogene Daten. Deshalb setzen wir auf Anbieter mit Serverstandort in der EU, schließen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und legen fest, welche Daten der Assistent erfragt, wie lange sie gespeichert werden und wer Zugriff hat.
Kann der Assistent über Gehälter sprechen?
Nur, wenn Sie das möchten und die Angaben zur jeweiligen Stelle hinterlegen – etwa eine Gehaltsspanne. Alles andere nimmt er als Frage auf, damit Sie im Gespräch darauf eingehen können.
Ersetzt der Assistent unsere Beraterinnen und Berater?
Nein. Er fängt Anrufe ab, die sonst verloren gehen, und nimmt Routine ab. Die eigentlichen Gespräche mit Kandidaten und Kunden führen weiterhin Sie.
Was, wenn der Assistent nicht weiterweiß?
Dann sagt er das offen und nimmt das Anliegen mit Rückrufwunsch auf – oder verbindet mit Ihnen. Raten ist nicht vorgesehen.
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen verloren?
Im Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Anrufe und klären, ob sich ein Telefonassistent für Ihre Beratung lohnt – ehrlich und unverbindlich. Oder rufen Sie direkt an: 0160 4454780
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