Ein KI-Telefonassistent lässt sich datenschutzkonform einsetzen, wenn Sie vor dem Start einige Punkte sauber klären. Die wichtigsten sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter, eine nachvollziehbare Verarbeitung in der EU, ein offener Hinweis auf die KI zu Beginn des Gesprächs, klare Regeln für Aufnahmen und Transkripte sowie festgelegte Löschfristen. Dieser Beitrag zeigt, worauf es bei diesen Punkten ankommt und welche Fragen Sie einem Anbieter stellen sollten. Er ersetzt keine Rechtsberatung, hilft aber dabei, die richtigen Themen rechtzeitig auf den Tisch zu bringen.

Warum der Datenschutz beim KI-Telefonassistenten besonders wichtig ist

Am Telefon fallen fast immer personenbezogene Daten an: Namen, Telefonnummern, Adressen und oft auch Details zum Anliegen. Ein KI-Telefonassistent verarbeitet diese Daten automatisiert, und zwar in der Regel bei einem externen Dienstleister.

Damit gelten die Regeln der DSGVO in vollem Umfang. Hinzu kommen zwei Besonderheiten: Das gesprochene Wort ist in Deutschland strafrechtlich besonders geschützt, und seit August 2026 gelten Transparenzpflichten aus der EU-KI-Verordnung. Wer diese Punkte von Anfang an mitdenkt, vermeidet Ärger und schafft Vertrauen bei Anrufern.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter

Wenn ein externer Anbieter die Gespräche für Sie verarbeitet, brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Ohne diesen Vertrag sollten Sie keinen Telefonassistenten mit echten Kundengesprächen betreiben.

Der Vertrag regelt, dass der Anbieter die Daten nur nach Ihren Weisungen verarbeitet und angemessen schützt. Lassen Sie sich außerdem die Liste der Unterauftragnehmer geben. Ein Telefonassistent kombiniert häufig mehrere Dienste, etwa für Telefonie, Spracherkennung und Sprachmodell. Sie sollten wissen, welche das sind und wo sie sitzen. Kostenlose Testversionen bieten oft keinen AVV an und eignen sich deshalb nur für Tests ohne echte Kundendaten.

Wo werden die Gespräche verarbeitet und gespeichert?

Achten Sie darauf, dass Gespräche innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert werden. Entscheidend ist dabei nicht, wo der Anbieter seinen Firmensitz hat, sondern wo seine Server und die eingesetzten Dienste tatsächlich laufen.

Ein deutscher Anbieter kann im Hintergrund durchaus Sprachmodelle oder Rechenzentren außerhalb der EU nutzen. Dann sind zusätzliche Garantien für die Datenübermittlung nötig. Fragen Sie konkret nach, wo Audio, Transkripte und Zusammenfassungen gespeichert werden und ob Daten zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Das Training mit Ihren Kundengesprächen sollten Sie ausschließen oder vertraglich klar regeln.

Offen sagen, dass eine KI spricht

Anrufer sollten zu Beginn des Gesprächs erfahren, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Seit dem 2. August 2026 ist das nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung Pflicht, wenn es nicht ohnehin offensichtlich ist.

Bei modernen Stimmen ist es für Anrufer kaum noch erkennbar, dass keine Person am Telefon ist. Ein kurzer Satz in der Begrüßung reicht, etwa: „Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten von Muster Haustechnik.“ Das ist nicht nur rechtlich sauber, sondern auch fair: Wer weiß, mit wem er spricht, reagiert entspannter, wenn der Assistent einmal nachfragen muss.

Aufzeichnung und Transkription nur mit klarer Regelung

Mit Aufnahmen sollten Sie besonders vorsichtig sein. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Befugnis aufzeichnet, macht sich in Deutschland nach § 201 StGB strafbar, deshalb brauchen Aufnahmen eine klare Grundlage, in der Regel die Einwilligung der Anrufer.

Wie streng Transkripte und die reine Verarbeitung durch die KI zu bewerten sind, wird von Juristen und Aufsichtsbehörden nicht einheitlich gesehen. Manche Kanzleien empfehlen, vor jedem KI-Gespräch eine ausdrückliche Einwilligung einzuholen. Der pragmatische Weg ist deshalb:

• Aufnahmen und vollständige Transkripte nur aktivieren, wenn Sie sie wirklich brauchen.
• Wo möglich, mit einer Zusammenfassung des Anliegens arbeiten statt mit dem vollständigen Mitschnitt.
• Wenn aufgezeichnet wird, darauf in der Begrüßung hinweisen und die Einwilligung einholen.
• Im Zweifel die Einzelheiten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Kanzlei abstimmen.

Löschfristen und Zugriffsrechte festlegen

Legen Sie vor dem Start fest, wie lange Gesprächsdaten aufbewahrt werden und wer darauf zugreifen darf. Daten, die Sie nicht mehr brauchen, sollten automatisch gelöscht werden.

Eine Zusammenfassung, aus der eine Anfrage oder ein Termin entsteht, wandert ohnehin in Ihr Postfach, Ihren Kalender oder Ihre Branchensoftware. Audio-Dateien und Transkripte beim Anbieter müssen dagegen nicht dauerhaft liegen bleiben. Prüfen Sie, ob der Anbieter Löschfristen einstellbar macht, und begrenzen Sie die Zugänge auf die Personen, die die Daten wirklich brauchen.

Datenschutzhinweise und Dokumentation anpassen

Wenn Sie einen Telefonassistenten einsetzen, müssen Anrufer darüber informiert werden. Ergänzen Sie dafür Ihre Datenschutzhinweise und tragen Sie die neue Verarbeitung in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein.

In den Hinweisen sollte stehen, welcher Anbieter eingesetzt wird, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht und wie lange die Daten gespeichert werden. Manche Unternehmen verweisen in der Begrüßung kurz auf eine eigene Seite mit diesen Informationen.

Checkliste: Diese Fragen sollten Sie einem Anbieter stellen

Mit wenigen Fragen trennen Sie seriöse Anbieter schnell von solchen, bei denen der Datenschutz nachrangig ist.

• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und welche Unterauftragnehmer werden eingesetzt?
• Wo werden Audio, Transkripte und Zusammenfassungen verarbeitet und gespeichert?
• Werden Gesprächsdaten zum Training von KI-Modellen genutzt, und lässt sich das ausschließen?
• Lassen sich Aufnahmen und Transkripte abschalten oder auf Zusammenfassungen beschränken?
• Können Löschfristen und Zugriffsrechte eingestellt werden?
• Wie wird der KI-Hinweis in der Begrüßung umgesetzt?

Fazit: Datenschutz gehört zur Einrichtung, nicht ans Ende

Ein KI-Telefonassistent und Datenschutz passen zusammen, wenn Sie die Grundlagen vor dem ersten echten Anruf klären: AVV, Verarbeitung in der EU, offener KI-Hinweis, sparsamer Umgang mit Aufnahmen und klare Löschfristen. Wer diese Punkte dokumentiert, ist auf der sicheren Seite und kann Anrufern offen erklären, was mit ihren Daten passiert.

Bei der Einrichtung eines KI-Telefonassistenten gehen wir diese Punkte gemeinsam mit Ihnen durch und stellen die Angaben für Ihre Datenschutzhinweise zusammen. Für die rechtliche Prüfung im Einzelfall stimmen wir uns bei Bedarf mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.